So sánh ưu và nhược điểm của Microsoft Word và Google Docs

Nếu phải lựa chọn giữa Google Docs và Microsoft Word, bạn sẽ chọn cái nào?

Vâng, mình nghĩ là câu trả lời phụ thuộc vào những tính năng mà bạn cần, mức độ bảo mật mà bạn yêu cầu, cũng như là ngân sách hiện tại của bạn.

Microsoft Word và Google Docs đều là ứng dụng văn phòng, cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích để giúp bạn hoàn thành các tác vụ xử lý văn bản.

Thông thường thì mọi người sẽ sử dụng kết hợp cả 2 công cụ này, bởi không có lý do gì để chúng ta phải chọn 1 trong 2 cả ?

Nhưng rõ ràng là, có những trường hợp sử dụng cái này chắc chắn tốt hơn cái kia. Vậy nên trong bài viết này, mình sẽ cùng các bạn so sánh Google Documents với Microsoft Word, để xem xem điểm mạnh và điểm yếu của chúng như thế nào nhé, từ đó bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất cho riêng mình nhé.

I. Tại sao Word lại trở nên thông dụng như vậy?

Microsoft Word có lẽ là ứng dụng xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới hiện nay và nó được phát triển bởi một công ty phần mềm vô cùng nổi tiếng – đó chính là gã khổng lồ Microsoft.

Có 4 lý do để chúng ta chọn Microsoft Word làm ứng dụng văn phòng chính, đó là:

#1. Tính thực tế trong công việc

Có thể nói Word là ứng dụng văn phòng mặc định trên mọi máy tính hiện nay, khi mở bất kỳ một máy tính nào ra, đa phần bạn sẽ nhìn thấy icon của Microsoft Word.

Không chỉ có mặt trên hệ điều hành Windows, mà Word còn hỗ trợ đa nền tảng. Và những tính năng được tích hợp trong Word thì vô cùng đa dạng, mạnh mẽ và hữu ích trong quá trình làm việc.

Chính vì vậy mà Word ngày càng trở nên phổ biến hơn !

Mặc dù là một phần mềm trả phí có giá rất đắt so với thu nhập bình quân của nhiều quốc gia, tuy nhiên thì có rất nhiều cách để sở hữu “bản quyền chùa” phần mềm này. Vậy nên Word không ngừng được phổ biến hơn nữa.

Không biết đây có phải là chiến lược kinh doanh của Microsoft hay không mà họ lại thả cửa cho người dùng như vậy, chứ nếu muốn siết chặt bản quyền thì mình nghĩ là không khó.

Điều này có nghĩa là Microsoft Word đã trở nên quá quen thuộc với nhiều người dùng máy tính. Đây là một điểm cần cân nhắc nếu bạn làm việc với những người khác cũng đang sử dụng Word. Các bạn hiểu ý mình chứ.

#2. Tính năng xử lý văn bản mạnh mẽ

Microsoft Word ra đời từ năm 1989. Và kể từ đó cho đến nay, nó đã liên tục được bổ sung thêm các tính năng mới và không ngừng được cải tiến về giao diện.

Bạn có thể sử dụng Word để tạo ra mọi loại tài liệu văn bản mà bạn muốn, không chỉ cho công việc mà còn cho các mục đích cá nhân, học tập và kinh doanh nữa.

Nếu bạn đang muốn tạo ra một tài liệu phức tạp, một tờ rơi, một eBook hay một bài báo cáo ngắn… thì Word đều có thể đáp ứng được cho bạn.

Thực sự mà nói thì Word là một trình xử lý văn bản vô cùng mạnh mẽ cho các tài liệu dài hoặc bản thảo có nhiều chương, bạn có thể tạo mục lục tự động và lập chỉ mục trong Word rất dễ dàng…

#3. Là một phần của bộ ứng dụng Office

Một lý do khác mà Word được sử dụng rộng rãi đến vậy là nó nằm trong bộ ứng dụng văn phòng OFFICE (bao gồm Excel, PowerPoint, Outlook….), vậy nên chúng có mối liên hệ rất chặt chẽ với nhau.

Khi sử dụng các ứng dụng này bạn sẽ cảm thấy liền mạch hơn, ví dụ như bạn muốn nhúng biểu đồ từ Excel vào file tài liệu Word của bạn chẳng hạn. Vâng, bạn có thể thực hiện điều đó dễ dàng trong một nốt nhạc

Và tất nhiên rồi, sau khi được nhúng vào Word, và khi bạn muốn cập nhật các biểu đồ trong Excel thì các biểu đồ trong tài liệu Word của bạn cũng sẽ tự động được cập nhật. Rất hữu ích trong nhiều trường hợp.

#4. Word cung cấp một kho Templates phong phú

Không chỉ hỗ trợ các công cụ xử lý văn bản mạnh mẽ, Word còn cung cấp cho người dùng một kho Templates tuyệt đẹp để bạn có thể tạo ra các tài liệu ấn tượng và độc đáo.

Ngay cả khi bạn không biết nhiều về thiết kế, MS Word sẽ khiến bạn trông giống như một chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế vậy ? Việc của bạn đơn giản chỉ là chọn một mẫu, thay thế văn bản và hình ảnh tại vị trí có sẵn, rồi chọn màu và hưởng thụ thành quả. Vậy thôi ?

Có thể bạn đang tìm: Ứng dụng của Template và Theme trong soạn thảo văn bản Word

II. Vậy còn Google Docs có ưu điểm gì nổi bật?

Tuy là sinh sau đẻ muộn hơn nhiều so với MS Word, nhưng Google Docs cũng chỉ cung cấp những công cụ ở mức cơ bản, đơn giản bởi vì nó chỉ là một dịch vụ trực tuyến chứ không phải phần mềm. Và dưới đây là những ưu điểm nổi bật của dịch vụ này.

#1. Khả năng tiếp cận

Google Docs là một ứng dụng hoàn toàn dựa trên nền tảng web. Có nghĩa là bạn không cần phải cài đặt nó trên máy tính mà vẫn có thể sử dụng được ở bất cứ đâu, chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối đến Internet là được.

Những gì bạn cần làm là mở trình duyệt web lên (Google Chrome là chuẩn bài nhất) => đăng nhập vào tài khoản Google/ Gmail => và mở ứng dụng Google Docs lên để sử dụng, bạn sẽ có 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí.

Ngoài ra thì bạn có thể truy cập vào Google Docs thông qua địa chỉ này: https://docs.google.com/

Vậy nên các bạn có thể thấy, Google Docs cực kỳ dễ truy cập. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào các file văn bản của bạn trên bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet. Đơn giản chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Google của bạn là xong.

Bạn cũng có thể cài đặt ứng dụng Google Docs trên các thiết bị di động của mình (Android / iOS) để có thể tiếp tục làm việc với file văn bản đó trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Khá là linh hoạt về thiết bị sử dụng.

Còn những lúc bạn không có Internet thì sao?

Vâng, Google Docs cũng hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến. Nhưng bạn phải đảm bảo là trước đó đã thiết lập nó để sử dụng khi ngoại tuyến.

Thực hiện: Bạn cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu ngoại tuyến tại đây

Sau khi cài đặt tiện ích mở rộng xong, bạn quay trở lại trang Google Docs => chọn dấu 3 gạch ngang để vào phần cài đặt.

Bạn chọn Cài đặt.

Và tích vào tùy chọn Hiển thị mẫu gần đây trên màn hình chính => và chọn OK nhé.

#2. Làm việc nhóm

Một điểm mạnh khác của Google Docs đó là hỗ trợ làm việc nhóm dễ dàng.

Google Docs có tính năng chia sẻ tài liệu với những người dùng khác và bạn có thể dễ dàng kiểm soát quyền truy cập của những người mà bạn sẽ chia sẻ, ví dụ như quyền: Chỉ đọc, chỉ nhận xét, hoặc là cho phép chỉnh sửa nội dung.

Nếu bạn cấp quyền chỉnh sửa cho người khác, họ có thể chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Và bạn sẽ có thể xem ai hiện đang mở tài liệu, ai đã chỉnh sửa tài liệu và vị trí của họ trong tài liệu. Khá tuyệt vời !

#3. Đầy đủ các tính năng cần thiết để soạn thảo văn bản

Google Docs có đủ tính năng cần thiết để tạo ra hầu hết các loại tài liệu văn bản khác nhau. Trừ khi bạn đang muốn làm ra một cái gì đó phức tạp hơn bình thường, còn không thì bạn sẽ thấy các tính năng của Google Docs là quá đủ rồi.

Từ khả năng định dạng văn bản, sử dụng kiểu văn bản và định dạng đoạn văn bản, cho đến việc chèn hình ảnh vào văn bản, chèn bảng, đánh số trang và xuất sang các định dạng tập tin khác…. bạn đều có thể dễ dạng thực hiện được trên Google Docs.

#4. Miễn phí 100%

Vâng, Google Docs là một dịch vụ trực tuyến hoàn toàn miễn phí. Vậy nên tất cả mọi người đều có thể sử dụng nó một cách dễ dàng và hợp pháp.

Mặc dù bạn có thể dễ dàng dùng lậu được ứng dụng Word. Tuy nhiên, nếu bạn là một người không thích dùng đồ chùa, sợ bị dính virus, hoặc vì một lý do nào đó mà bạn không sử dụng được Word thì Google Docs vẫn luôn dang tay chờ bạn ?

Vì nó miễn phí, bạn có thể tự hỏi: Google Docs có tốt không? Như bạn sẽ thấy trong bài viết này, nó có nhiều điểm mạnh khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho nhiều người dùng.

Dĩ nhiên, cái gì Free cũng có giới hạn của nó thôi, Google cung cấp cho bạn miễn phí 15GB – nhưng là bộ nhớ của tài khoản. Nghĩa là bất cứ dữ liệu nào được phát sinh trong quá trình sử dụng trên Google cũng đều được tính vào tài khoản của bạn, cả các file đính kèm trên Gmail.

Nếu chỉ lưu trữ các tập tin văn bản thì 15GB với bạn có thể là đủ dùng. Tuy nhiên, nếu bạn làm các công việc liên quan nhiều đều Email, tài liệu thì mình nghĩ nó sẽ không đủ được. Nhưng được cái là mức giá mua thêm dung lượng lưu trữ cũng khá là rẻ.

Đọc thêm: Một số mẹo tối ưu dung lượng lưu trữ trên Google Drive

III. Người dùng phổ thông lựa chọn ứng dụng văn phòng theo tiêu chí nào?

#1. Sự tiện lợi

Để thuận lợi hơn trong công việc, bạn có thể sử dụng Google Docs kết hợp với ứng dụng Word của Microsoft. Với Google Docs, bạn không phải lo lắng về việc có phiên bản mới nhất của ứng dụng hay không, vì Google sẽ thay bạn làm điều đó.

Và khi bạn chia sẻ tài liệu, bạn cũng không phải lo lắng rằng liệu phiên Docs phía người nhận có tương thích với tài liệu đó hay không. Và trên thực tế, Google Docs có thể mở tất cả các loại định dạng tệp bao gồm cả PDF và Word.

#2. Tính năng

Không nghi ngờ gì nữa, chắc chắn Word sẽ có nhiều tính năng hơn so với Google Docs.

Vì vậy, nếu bạn đang làm những tài liệu phức tạp thì Word sẽ là lựa chọn số 1 dành cho bạn. Ngược lại, nếu bạn chỉ thực hiện xử lý văn bản ở mức cơ bản thì Google Docs có thể là tất cả những gì mà bạn cần.

#3. Bảo mật

Nếu tính năng bảo mật tài liệu của bạn là mối quan tâm hàng đầu – chẳng hạn như với các tài liệu pháp lý thì có thể bạn sẽ muốn sử dụng Word hơn đấy (bởi tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ trên ổ cứng máy tính của bạn, không phải trên nền web).

Mặc dù Google có nói rằng họ sẽ cố gắng bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật cho tài liệu của bạn. Tuy nhiên, không có gì là đảm bảo cả, vì họ không khẳng định điều đó.

Tất nhiên, điều tương tự cũng có thể xảy ra với phiên bản Word trên nền web. Đó là lý do tại sao mà bạn nên làm việc với các file tài liệu quan trọng trên ứng dụng Word được cài đặt trên máy tính của bạn.

#4. Làm việc nhóm

Mặc dù cả hai ứng dụng đều cung cấp khả năng làm việc nhóm trong thời gian thực, thế nhưng Google Docs thực sự mạnh mẽ hơn trong lĩnh vực này. Việc chia sẻ tài liệu và kiểm soát các cấp độ truy cập khác nhau cho nhiều người trên Google Docs là rất dễ thực hiện.

Còn việc chia sẻ và làm việc nhóm trong ứng dụng Word sẽ có phần phức tạp hơn.

Có thể bạn sẽ thích: Làm thế nào để kiểm soát quyền tải file qua link Google Drive ?

#5. Chi phí

Google Docs miễn phí 100% và hầu hết người dùng chỉ cần trả tiền nếu như họ cần mua thêm bộ nhớ lưu trữ trên Google Drive.

Còn Word là một ứng dụng trả phí, nhưng Microsoft cũng rất chịu khó giảm giá và tung ra các chương trình khuyến mại. Hơn nữa rất nhiều hãng sản xuất máy tính đã hợp tác để tích hợp sẵn bộ ứng dụng văn phòng này lên các máy tính trước khi bán ra.

IV. Kết luận

Vậy tóm lại là nên sử dụng Microsoft Word hay Google Docs?

Nếu bạn đang muốn tạo ra các tài liệu văn bản đơn giản, bạn cần chia sẻ nó với những người khác để cùng hoàn thành công việc và không quan trọng lắm đến vấn đề bảo mật thì Google Docs sẽ rất phù hợp với bạn.

Tuy nhiên, nếu file tài liệu của bạn dài hoặc có một bố cục phức tạp và bạn không có nhu cầu cộng tác với ai khác thì hãy chọn Microsoft Word.

Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc với những nội dung “nhạy cảm” và việc bảo mật nội dung là điều quan trọng thì mình khuyên bạn nên lưu tập tin đó trên ổ cứng của máy tính thay vì lưu trữ trên các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Tất nhiên, bạn có thể đặt mật khẩu cho những tài liệu quan trọng đó và upload lên các dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín để làm bản dự phòng.

Với những điểm mạnh và điểm yếu của từng ứng dụng như vậy thì bạn có thể sử dụng song song cả hai và linh hoạt chuyển đổi từ ứng dụng này sang ứng dụng khác, tùy thuộc vào tình huống hoặc dự án công việc của bạn.

Hi vọng là bài viết này sẽ hữu ích với bạn, chúc các bạn thành công !

Đọc thêm:

CTV: Nguyễn Hồng Khanh – Blogchiasekienthuc.com